เมื่อ ‘เวลา’ เป็นทรัพยากรที่มีค่ามากที่สุดที่ทุกคนมีจำกัด ทักษะการบริหารเวลาจึงเป็นทักษะที่ล้ำค่า ที่จะทำให้เราทำสิ่งที่สำคัญจริงๆ ได้อย่างเต็มที่และไม่พลาดทุกโอกาสดีๆ ที่เข้ามา แต่แน่นอนว่าต่างคนก็มีไลฟ์สไตล์และนิสัยที่ต่างกัน จึงอาจต้องมีเทคนิคการบริหารเวลาที่ต่างกันออกไป ลองมาดู 5 เทคนิคการบริหารเวลาดีๆ ที่เป็นที่ยอมรับไปทั่วโลก ส่วนใครรู้สึกว่าตัวเองเหมาะกับเทคนิคไหนก็เลือกนำไปปรับใช้ได้เลย แล้วชีวิตจะปังขึ้นอย่างเห็นได้ชัด 

ไอเซนฮาวร์ เมทริกซ์ (Eisenhower Matrix)

หนึ่งในเทคนิคการบริหารเวลาที่โด่งดังที่สุดที่ถูกตั้งชื่อตามดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐฯ ผู้อยู่เบื้องหลังแนวคิดนี้โดยเน้นการจัดลำดับความสำคัญให้มีประสิทธิภาพ ด้วยการแบ่งหน้าที่ต่างๆ เป็น 4 ประเภทใส่ในตาราง เพื่อจะได้เข้าใจว่าเราต้องทำงานไหนก่อน

1. สำคัญและเร่งด่วน: สิ่งที่ต้องทำเป็นลำดับแรกที่สุดในแต่ละวัน
2. สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน: สิ่งที่สำคัญต่อแผนระยะยาว แต่ยังไม่ต้องรีบทำ อาจทำอย่างค่อยเป็นค่อยไปหรือเก็บไว้ทำทีหลัง
3. ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน: มักเป็นสิ่งที่ไม่สำคัญต่อแผนระยะยาวและรบกวนสมาธิ เช่น การรับโทรศัพท์ หรือการเข้าประชุมที่เราไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้อง อาจมอบหมายให้คนอื่นช่วยทำแทน
4. ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ: ไม่จำเป็นต้องทำ

เมื่อจัดเรียงหน้าที่ตามความสำคัญและความเร่งด่วนแล้ว เราควรเริ่มทำหน้าที่ประเภทแรกทันที เพื่อที่จะมีเวลาเหลือในการทำงานประเภทที่สองซึ่งควรใช้เวลาทยอยทำ เพื่อไม่ให้หน้าที่นั้นกลายเป็นเรื่องเร่งด่วนเพิ่มเติมในอนาคต ส่วนประเภทที่เหลือนั้น สามารถมอบหมายให้คนอื่นช่วยหรือตัดทิ้งไปได้เลย เพื่อให้เรามีเวลาทำสิ่งที่สำคัญอย่างเต็มที่

กินกบตัวนั้นซะ! (Eat That Frog!)

“ถ้างานของคุณในวันนี้คือการกินกบ คุณก็ควรทำมันเป็นอย่างแรกในตอนเช้า และถ้าคุณต้องกินกบสองตัว คุณควรเลือกกินกบตัวที่ใหญ่ที่สุดก่อน (If it's your job to eat a frog, it's best to do it first thing in the morning. And If it's your job to eat two frogs, it's best to eat the biggest one first.)”

เทคนิค ‘กินกบตัวนั้นซะ’ ถูกปรับมาจากคำกล่าวของมาร์ค ทเวน นักเขียนระดับตำนานชาวอเมริกัน โดยไบรอัน เทรซี ได้นำมาเผยแพร่ในหนังสือ ‘กินกบตัวนั้นซะ!’ (Eat That Frog!) ซึ่งเป็นเสมือนคัมภีร์บริหารเวลาของคนยุคใหม่ทั่วโลก หนังสือเล่มนี้เน้นถึงเทคนิคการบริหารเวลาด้วยการเริ่มวันด้วยสิ่งที่ยากหรือไม่อยากทำที่สุดก่อนเป็นอย่างแรก

นอกจากเราจะทำงานที่สำคัญสุดในแต่ละวันได้เรียบร้อยแล้ว เทคนิคนี้ยังฝึกนิสัยให้เราเป็นคนรู้จักวางแผนและมีเป้าหมายชัดเจน หากใครอยากเจาะลึกถึงวิธีนี้ ก็สามารถหาหนังสือเรื่องนี้มาอ่านได้ ซึ่งมีเนื้อหาเข้าใจง่ายและมีประโยชน์กับชีวิตมาก

กฎ 2 นาที (The Two-Minute Rule)

‘กฎ 2 นาที’ ถูกนำเสนอในหนังสือ ‘Getting Things Done’ ของเดวิด อัลเลน ซึ่งเทคนิคนี้เน้นว่า หากหน้าที่ไหนสามารถทำเสร็จได้ภายในเวลาไม่เกิน 2 นาทีไม่ว่าอย่างเช่นการกรอกเอกสารสั้นๆ ตอบอีเมล หรือทำ To-Do List ในแต่ละวัน ให้ทำมันในทันที ซึ่งเทคนิคนี้เหมาะกับคนที่ทุกวันมีกิจกรรมและหน้าที่เยอะ นอกจากจะเคลียร์งานเล็กๆ ให้เสร็จสิ้นได้หมดแล้ว ยังช่วยให้เราเลิกนิสัยผัดวันประกันพรุ่งได้เป็นอย่างดี ทั้งยังช่วยความเหนื่อยในการตัดสินใจทำสิ่งต่างๆ

ทฤษฎีกระปุกทราย (Jar Of Life)

หลายคนคงเคยได้ยินเกี่ยวกับแนวคิดเก่าแก่นี้จากคำบอกเล่าชัชชาติ สิทธิพันธุ์ ผู้ว่าราชการกรุงเทพมหานครคนที่ 17 ซึ่งแนะนำให้เรามองชีวิตเป็นเหมือนขวดโหลเปล่าที่มีพื้นที่จำกัด ซึ่งเราทุกคนล้วนมีเวลาจำกัดเช่นกัน ที่ไม่สามารถรับหินทุกก้อนได้ จึงควรเลือกรับให้พอดี โดยหินก้อนใหญ่คือสิ่งสำคัญที่สุดของชีวิต ที่ต้องให้ความสำคัญก่อน (เช่น ครอบครัว สุขภาพ)  หินกรวดเปรียบสิ่งสำคัญรองลงมา แต่ไม่ถึงขั้นกับจำเป็น ที่ไม่มีก็ยังดำเนินชีวิตต่อได้ (เช่น ตำแหน่งงานสูงๆ รถยนต์) ส่วนทรายสำคัญน้อยที่สุด ซึ่งไม่มีก็ได้ (เช่นความบันเทิง งานเลี้ยงสังสรรค์) อย่างไรก็ตาม แต่ละคนก็มีสิ่งที่สำคัญกับชีวิตมากน้อยต่างกันออกไป  แต่ก็ควรมีการจัดลำดับความสำคัญต่างๆ ให้ดี มิเช่นนั้นเราอาจเผลอเติมทรายลงไปเยอะจนไม่มีพื้นที่ให้หินก้อนใหญ่เลยก็ได้

ใช้แอปเข้าช่วย

ในปัจจุบันมีแอปพลิเคชั่นบนสมาร์ทโฟนจำนวนมากที่ช่วยในการจัดการเวลาให้ตัวเราไม่ว่าจะเป็น Google Calendar, Notion, Trello, Todoist, Rescue Time และอื่นๆ อีกมากมาย ที่ช่วยคอยเตือนเรื่องสำคัญในแต่ละวัน ซึ่งเป็นตัวช่วยที่ดีมากในยุคนี้ที่หนึ่งวันมีข้อมูลข่าวสารเต็มไปหมด จนเผลอหลงลืมหลายๆ เรื่องที่ต้องทำไปได้

การบริหารเวลาที่ดีจะช่วยให้ชีวิตมีเวลาในการหน้าที่สำคัญให้ลุล่วงไปได้ด้วยดี แต่ก็ยังมีเวลาเหลือพอเติมความสุขด้วยสิ่งอื่นๆ หากเราสร้างนิสัยแห่งการบริหารเวลาได้แล้ว จะเห็นว่าเราเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้นเรื่อยๆ โดยที่ไม่รู้สึกว่าชีวิตเหน็ดเหนื่อยหรือยุ่งเหยิงอย่างที่เคยเป็น ทั้งยังไม่ต้องรู้สึกเสียดายเวลาที่ผ่านไป เพราะเราได้ใช้เวลาอย่างคุ้มค่าไปแล้วเรียบร้อย!