การทำบัญชีรายรับรายจ่ายส่วนบุคคลจึงเหมือนการเปิดไฟให้เห็นเส้นทางการใช้จ่ายเงินชัดเจนมากขึ้น บทความนี้จะพาคุณทำความเข้าใจการทำบัญชีรายรับรายจ่าย พร้อมเคล็ดลับดี ๆ เกี่ยวกับการบันทึกบัญชีรายรับ-รายจ่ายให้คุณบริหารจัดการเงินได้อย่างมั่นใจมากขึ้น

บัญชีรายรับรายจ่ายคืออะไร?

ทำไมการทำบัญชีรายรับรายจ่ายจึงสำคัญต่อการวางแผนการเงิน?

1. ช่วยให้เห็นภาพรวมสถานะการเงินของตนเอง

   การบันทึกรายรับรายจ่ายในแต่ละวันช่วยให้เห็นภาพรวมสถานะการเงินได้อย่างชัดเจน ทั้งในด้านรายได้ที่เข้ามาแต่ละเดือนและค่าใช้จ่ายที่ออกไป ซึ่งมักพบว่ารายจ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ เช่น ค่ากาแฟหรือค่าบริการรายเดือนที่ถูกมองข้ามแต่เมื่อรวมกันแล้วกลับเป็นเงินจำนวนไม่น้อย การมีบัญชีรายรับรายจ่ายช่วยให้คุณวิเคราะห์พฤติกรรมการใช้เงินได้ง่าย และสามารถปรับรูปแบบการใช้จ่ายให้เหมาะสมและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

2. ช่วยวางแผนการออมและการลงทุนได้ชัดเจนมากขึ้น

   เมื่อมีข้อมูลรายรับและรายจ่ายที่ชัดเจน สามารถนำมาคำนวณเพื่อจัดสรรเงินออมได้อย่างเหมาะสม เช่น การสำรองเงินไว้ใช้จ่ายในยามฉุกเฉิน การออมเพื่อไว้ใช้จ่ายท่องเที่ยว หรือการออมระยะยาวสำหรับซื้อบ้าน รวมถึงการนำเงินส่วนที่เหลือไปลงทุนต่อยอดเพื่อสร้างผลตอบแทนในระยะยาว การรู้กระแสเงินสดของตัวเองจึงเป็นจุดเริ่มต้นสำคัญของการสร้างความมั่งคงทางการเงินใน อนาคต

3. ช่วยควบคุมค่าใช้จ่ายและลดรายจ่ายที่ไม่จำเป็น

   การทำบัญชีรายรับรายจ่ายช่วยชี้ให้เห็นจุดรั่วไหลของเงินได้อย่างชัดเจน เช่น ค่าบริการรายเดือนที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว หรือค่าใช้จ่ายฟุ่มเฟือยเกินจำเป็น เมื่อเห็นตัวเลขจริงที่เกิดขึ้นในแต่ละเดือนจะช่วยให้สามารถตัดสินใจได้ง่ายขึ้นว่าควรลดหรือตัด ค่าใช้จ่ายส่วนใดบ้าง เพื่อให้มีเงินออมเพิ่มขึ้นโดยไม่กระทบคุณภาพชีวิตมากเกินไป อีกทั้งยังช่วยสร้างวินัยทางการเงินที่ดีในระยะยาวอีกด้วย

4. ใช้เป็นข้อมูลประกอบการยื่นภาษีเงินได้

   สำหรับพ่อค้าแม่ค้า ผู้ประกอบการรายย่อย หรือฟรีแลนซ์ที่มีรายได้ไม่แน่นอน การมีหลักฐานรายรับรายจ่ายที่เป็นระบบช่วยให้การยื่นภาษีเงินได้เป็นเรื่องง่ายและถูกต้องมาก ขึ้น เพราะข้อมูลที่บันทึกไว้ช่วยให้คำนวณรายได้สุทธิได้แม่นยำ รวมถึงเป็นหลักฐานประกอบการยื่นแบบภาษีกรณีที่กรมสรรพากรขอเอกสารเพิ่มเติม การมีข้อมูลที่จัดเก็บไว้อย่างเป็นระบบจะช่วยลดความยุ่งยากในการยื่นภาษีเงินได้

5. ใช้เป็นข้อมูลประกอบการขอสินเชื่อกับธนาคาร

   สำหรับกลุ่มอาชีพอิสระ ฟรีแลนซ์ หรือพ่อค้าแม่ค้าที่ไม่มีสลิปเงินเดือน บัญชีรายรับรายจ่ายถือเป็นเอกสารสำคัญที่ช่วยยืนยันรายได้และความสามารถในการชำระหนี้ ในขั้นตอนการขอสินเชื่อ ไม่ว่าจะเป็นสินเชื่อบ้าน สินเชื่อส่วนบุคคล หรือสินเชื่อธุรกิจ ธนาคารและสถาบันการเงินมักใช้ข้อมูลนี้ในการประเมินเสถียรภาพทางการเงินและพฤติกรรม การใช้เงินของผู้กู้ การมีข้อมูลที่ชัดเจนและเป็นระบบจึงช่วยเพิ่มโอกาสในการได้รับการอนุมัติสินเชื่อได้มากขึ้น

สรุปรายรับและรายจ่าย ต่างกันอย่างไร?

ความแตกต่างระหว่างรายรับและรายจ่าย มีดังนี้

รายรับ (Income) โดยทั่วไปมีอะไรบ้าง?

• รายได้ประจำ

  รายได้ที่ได้รับอย่างสม่ำเสมอในแต่ละช่วงเวลาหรือแต่ละเดือน เช่น เงินเดือน

• รายได้จากธุรกิจหรือการประกอบอาชีพอิสระ

  รายได้ที่เกิดจากการดำเนินธุรกิจหรือการให้บริการ เช่น กำไรจากการขายสินค้าออนไลน์ งานรับเหมา หรือรายได้จากการให้บริการต่าง ๆ

• รายได้พิเศษ

  รายได้ที่ไม่ได้เกิดขึ้นเป็นประจำ แต่ได้รับเป็นครั้งคราว เช่น รายได้จากงานฟรีแลนซ์ ค่าคอมมิชชัน โบนัส หรือเบี้ยเลี้ยง

• รายได้จากการลงทุน

  รายได้ที่เกิดจากการนำเงินไปลงทุน เช่น ดอกเบี้ยเงินฝาก เงินปันผลจากหุ้นหรือกองทุน รวมถึงกำไรจากการขายสินทรัพย์

• รายได้อื่น ๆ

  รายรับที่เกิดขึ้นในโอกาสพิเศษ เช่น ค่าเช่า เงินรางวัล มรดก หรือของขวัญที่เป็นเงินสด

รายจ่าย (Expense) โดยทั่วไปมีอะไรบ้าง?

• รายจ่ายคงที่ (Fixed Expenses)

  รายจ่ายที่ต้องชำระเป็นประจำและมีจำนวนใกล้เคียงเดิมในแต่ละงวด เช่น ค่าเช่าบ้าน ค่างวดผ่อนรถ เบี้ยประกัน หรือค่าบริการอินเทอร์เน็ต

• รายจ่ายผันแปร (Variable Expenses)

  รายจ่ายที่เปลี่ยนแปลงตามพฤติกรรมการใช้ชีวิตหรือปริมาณการใช้งาน เช่น ค่าอาหาร ค่าเดินทาง ค่าสาธารณูปโภค เช่น ค่าน้ำและค่าไฟ รวมถึงค่าโทรศัพท์

• รายจ่ายฟุ่มเฟือย (Discretionary Expenses)

  รายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับไลฟ์สไตล์หรือความสะดวกสบายส่วนบุคคล เช่น ค่าใช้จ่ายเพื่อการท่องเที่ยว การรับประทานอาหารนอกบ้าน การซื้อสินค้าเพื่อความบันเทิง หรือค่าบริการสตรีมมิง

• รายจ่ายเพื่ออนาคต (Savings & Investments)

  เงินที่จัดสรรไว้เพื่อการออมและการลงทุน เช่น เงินออม เงินลงทุน หรือเบี้ยประกันชีวิต ซึ่งถือเป็นรายจ่ายที่ช่วยสร้างความมั่นคงทางการเงินในระยะยาว

วิธีคำนวณรายรับและรายจ่ายทำได้อย่างไร

• รายรับมากกว่ารายจ่าย

  หากรายรับสูงกว่ารายจ่าย จะทำให้มีเงินคงเหลือ ซึ่งสามารถนำไปใช้เพื่อการออมหรือการลงทุนในอนาคต

• รายรับเท่ากับรายจ่าย

  กรณีที่รายรับและรายจ่ายมีจำนวนใกล้เคียงกัน อาจหมายถึงการใช้จ่ายที่สอดคล้องกับรายได้ แต่ควรมีการวางแผนเงินสำรองไว้สำหรับเหตุการณ์ฉุกเฉินที่อาจเกิดขึ้น เช่น การรักษาพยาบาลจากการเจ็บป่วยหรืออุบัติเหตุ เป็นต้น

• รายรับน้อยกว่ารายจ่าย

  หากรายจ่ายสูงกว่ารายรับ จะทำให้เกิดเงินคงเหลือติดลบ ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาทางการเงินหรือการก่อหนี้ในระยะยาว หากไม่ได้มีการปรับพฤติกรรมการใช้จ่าย

วิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายง่าย ๆ สำหรับมือใหม่ (Step-by-Step)

• Step 1: กำหนดช่วงเวลาที่จะบันทึก (รายวัน / รายสัปดาห์ / รายเดือน)

  ในช่วงเริ่มต้น แนะนำให้บันทึกรายรับรายจ่าย แบบรายวัน เพื่อให้เห็นรายละเอียดของการใช้จ่ายได้อย่างชัดเจน เมื่อทำอย่างต่อเนื่องสักระยะ สามารถสรุปข้อมูลเป็น รายสัปดาห์หรือรายเดือน เพื่อดูแนวโน้มพฤติกรรมการใช้เงินในภาพรวม เช่น มีค่าอาหารหรือค่าใช้จ่ายด้านไลฟ์สไตล์ที่เพิ่มขึ้นในเดือนนี้

• Step 2: แยกหมวดหมู่รายรับและรายจ่ายให้ชัดเจน

  การจัดหมวดหมู่รายรับและรายจ่ายจะช่วยให้สามารถวิเคราะห์พฤติกรรมการใช้เงินได้ง่ายมากขึ้น ตัวอย่างหมวดหมู่ที่นิยมใช้ เช่น ค่าอาหาร ค่าเดินทาง ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับที่อยู่อาศัย หนี้สิน ความบันเทิง สุขภาพและการศึกษา รวมถึงการออมและการลงทุน

• Step 3: บันทึกรายการใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอ

  ควรบันทึกรายรับและรายจ่ายทุกครั้งที่มีการใช้เงิน เพื่อให้ข้อมูลครบถ้วนและแม่นยำ อาจจดบันทึกทันทีหลังใช้จ่าย หรือเก็บใบเสร็จและหลักฐานการชำระเงินไว้นำมาบันทึกข้อมูลภายหลังภายในวันเดียวกัน เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลตกหล่น

• Step 4: สรุปยอดรายรับและรายจ่ายทุกสิ้นเดือน

  ทุกสิ้นเดือน ควรรวบรวมรายรับเปรียบเทียบกับรายจ่ายทั้งหมด รวมถึงตรวจสอบรายจ่ายในแต่ละหมวดหมู่ เพื่อดูว่ามีค่าใช้จ่ายส่วนใดที่สูงเกินไป เป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นสามารถปรับลดได้ในเดือนถัดไป เพื่อให้มีเงินเหลือออมหรือลงทุนมากขึ้น

• Step 5: ปรับแผนการเงินสำหรับเดือนถัดไป

  นำข้อมูลจากบัญชีรายรับรายจ่ายมาใช้ในการวางแผนการเงิน เช่น ใช้กฎ 50/30/20 ได้แก่
  • 50% สำหรับค่าใช้จ่ายที่จำเป็น
  • 30% สำหรับค่าใช้จ่ายด้านไลฟ์สไตล์หรือความต้องการส่วนตัว
  • 20% สำหรับออมและลงทุน

ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่าย

เพื่อให้เห็นภาพบัญชีรายรับรายจ่ายมากขึ้น ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่ายด้านล่างจะแสดงรูปแบบการบันทึกรายรับและรายจ่ายในสถานการณ์ ที่แตกต่างกันซึ่งสามารถนำไปปรับใช้ให้เหมาะสมกับรูปแบบรายได้และการใช้จ่ายของแต่ละบุคคลได้ ดังนี้

เครื่องมือสำหรับทำบัญชีรายรับรายจ่ายมีอะไรบ้าง?

• สมุดจดหรือกระดาษ

  เหมาะสำหรับผู้ที่ชอบจดบันทึกด้วยลายมือ การจดบันทึกช่วยให้จดจำรายละเอียดการใช้จ่ายได้ดี อย่างไรก็ตาม วิธีนี้อาจมีข้อจำกัดในการสรุปยอดหรือวิเคราะห์ข้อมูลในภาพรวม เนื่องจากต้องคำนวณและรวบรวมข้อมูลด้วยตนเอง

• Google Sheet หรือ Microsoft Excel

  เป็นเครื่องมือที่มีความยืดหยุ่นสูง สามารถสร้างตารางบันทึกรายรับรายจ่าย ใส่สูตรคำนวณ และสรุปข้อมูลเป็นรายเดือนหรือรายปีได้ง่าย นอกจากนี้ ยังสามารถสร้างกราฟเพื่อช่วยให้เห็นภาพรวมของการใช้จ่ายได้ชัดเจน และสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากหลายอุปกรณ์ ทั้งโทรศัพท์มือถือและคอมพิวเตอร์

• แอปบันทึกรายรับรายจ่ายบนมือถือ

  แอปพลิเคชันสำหรับบันทึกรายรับรายจ่ายเป็นอีกทางเลือกที่ได้รับความนิยม เนื่องจากสะดวกสบาย สามารถบันทึกรายการได้ทันทีที่มีการใช้จ่าย หลายแอปมีฟังก์ชันสรุปค่าใช้จ่ายรายเดือน จัดหมวดหมู่รายจ่ายให้อัตโนมัติ และในบางกรณีสามารถเชื่อมต่อกับบัญชีธนาคารเพื่อช่วยติดตามธุรกรรมทางการเงินได้สะดวกยิ่งขึ้น

เทคนิคจัดการรายรับรายจ่ายให้ได้ผลจริง

1. แนวทางแบ่งสัดส่วนการใช้เงินด้วยกฎ 50/30/20

   กฎ 50/30/20 เป็นวิธีจัดสรรรายได้ที่ได้รับความนิยม โดยแบ่งรายได้ออกเป็น 3 ส่วน ได้แก่
   • 50% สำหรับค่าใช้จ่ายที่จำเป็น (Needs) เช่น ค่าอาหาร ค่าที่อยู่อาศัย ค่าเดินทาง
   • 30% สำหรับค่าใช้จ่ายด้านไลฟ์สไตล์ (Wants) เช่น ความบันเทิง การท่องเที่ยว หรือกิจกรรมส่วนตัว
   • 20% สำหรับการออมและการลงทุน (Saving & Investment) เช่น เงินฝากประจำ หรือการลงทุนในหุ้นและกองทุนต่าง
   จุดเด่นของวิธีนี้ คือ สามารถประยุกต์ใช้ได้กับทุกอาชีพ แม้รายได้ไม่สม่ำเสมอก็ยังสามารถใช้เป็นกรอบวางแผนการเงินได้ โดยอาจปรับสัดส่วนให้เหมาะสมกับศักยภาพรายได้ของแต่ละบุคคล แนวทางนี้ช่วยกำหนดกรอบการใช้จ่ายได้ชัดเจน และช่วยสร้างวินัยทางการเงินในระยะยาวอย่างมีประสิทธิภาพ

2. ระบบซองเงิน (Envelope System)

   ระบบซองเงินเป็นวิธีควบคุมค่าใช้จ่ายอย่างเป็นรูปธรรม โดยการแบ่งเงินออกเป็นซองตามหมวดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น ค่าอาหาร ค่าเดินทาง หรือค่าใช้จ่ายส่วนตัว ปัจจุบันหลาย ๆ ธนาคารอย่างธนาคารเกียรตินาคินภัทรเองก็มีฟีเจอร์ Better Box ที่ช่วยจัดสรรเงินเป็นหมวดหมู่ได้สะดวกและเป็นระบบมากยิ่งขึ้น เมื่อเงินในแต่ละซองถูกใช้หมดลง ควรหลีกเลี่ยงการใช้จ่ายเพิ่มเติมในหมวดนั้น เพื่อช่วยจำกัดงบประมาณและสร้างวินัยทางการใช้เงินอย่างมีประสิทธิภาพ วิธีนี้ยังช่วยให้เห็นภาพรวมการใช้เงินในแต่ละเดือนชัดเจนขึ้น ทำให้วางแผนทางการเงินได้ง่ายและแม่นยำยิ่งกว่าเดิม

3. วางแผนให้เงินทุกบาทมีเป้าหมาย (Zero-Based Budgeting)

   แนวคิดของ Zero-Based Budgeting คือ การวางแผนงบประมาณก่อนเริ่มเดือนใหม่ โดยกำหนดให้
   รายรับ − รายจ่าย (รวมเงินออมและการลงทุน) = 0
   วิธีนี้ช่วยให้เงินทุกบาทได้รับการจัดสรรอย่างมีเป้าหมาย ลดโอกาสของการใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น และช่วยให้การบริหารงบประมาณมีความชัดเจนมากขึ้น

4. ออมก่อน ใช้ทีหลัง (Pay Yourself First)

   แนวทางนี้เน้นการให้ความสำคัญกับการออมเป็นอันดับแรก เมื่อได้รับรายได้ควรจัดสรรเงินส่วนหนึ่งไปเก็บออมหรือเพื่อลงทุนทันที เช่น การตั้งโอนเงินอัตโนมัติไปยังบัญชีออมหรือบัญชีลงทุน จากนั้นจึงใช้เงินที่เหลือสำหรับค่าใช้จ่ายในชีวิตประจำวัน

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายอาจดูเป็นเรื่องเล็ก แต่เป็นจุดเริ่มต้นสำคัญที่ช่วยให้เห็นภาพรวมการเงินได้อย่างชัดเจน หากต้องการวางแผนจัดการเงินให้เป็นระบบมากขึ้น การมีบัญชีออมทรัพย์ KKP SAVVY ควบคู่กับแอป KKP Better จะทำให้การบริหารเงินเป็นเรื่องง่าย ช่วยจัดการรายรับรายจ่าย และจัดสรรเงินตามหมวดหมู่ได้อย่างเหมาะสมด้วยฟีเจอร์ Better Box ช่วยให้คุณแบ่งเงินใช้–ออม–ลงทุนได้อย่างชัดเจนตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ พร้อมต่อยอดความมั่นคงด้วย KKP Lifecare Saving บัญชีออมทรัพย์ที่มาพร้อมความคุ้มครองโรคร้ายแรง ให้คุณออมเงินได้อย่างมั่นใจ

*อัตราดอกเบี้ยและเงื่อนไขเป็นไปตามที่ธนาคารเกียรตินาคินภัทรกำหนด